El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación

El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es una herramienta invaluable para las organizaciones en un mundo empresarial en constante evolución. Permite identificar las brechas existentes entre las competencias actuales de los colaboradores y las habilidades necesarias para cumplir con los objetivos estratégicos. Realizar un DNC es fundamental para mejorar el desempeño individual y organizacional. Es parte de la gestión estratégica y puntualmente indispensable para el diseño del Plan y de los Programas de Capacitación y Desarrollo.

Algunas de las técnicas comunes para realizar un DNC incluyen el análisis de competencias actuales, encuestas, entrevistas, evaluaciones de desempeño y observación en el trabajo. Los resultados de este análisis ayudan a diseñar programas de capacitación adaptados a las necesidades identificadas.

Importancia del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación

El DNC es una herramienta fundamental para las organizaciones. Permite identificar las habilidades necesarias para lograr los objetivos estratégicos y alinear la capacitación en función de ellos.

• Beneficios del diagnóstico de necesidades de capacitación: Al realizar un diagnóstico, evitamos la inversión en programas de capacitación innecesarios o mal enfocados, centrándonos en las áreas de mayor importancia y retorno de inversión.
• Alinear la capacitación con los objetivos estratégicos: Al identificar las brechas existentes, se pueden diseñar programas específicos que mejoren las habilidades y competencias requeridas, contribuyendo así al logro de los objetivos estratégicos de la organización.
• Retención de talento: El diagnóstico adecuado de las necesidades de capacitación ayuda a retener el talento dentro de la organización, ya que los empleados se sienten valorados al recibir oportunidades de desarrollo y crecimiento profesional.
• Fortalecer el compromiso de los empleados: Al proporcionar capacitación que se alinea con las necesidades de los empleados y la organización, se fortalece su compromiso, motivación y satisfacción laboral, lo cual impacta positivamente en el clima organizacional y la productividad.

Realizar un diagnóstico de necesidades de capacitación adecuado y efectivo es clave para optimizar los recursos de la organización y garantizar el desarrollo continuo de su capital humano.

En la siguiente tabla se resumen sus  beneficios :

¿Cuáles son los tipos de necesidades de capacitación?

Existen diversos enfoques o formas de abordar este tema. Cada autor incluso organización puede establecer en su Estrategia, una clasificación diferente o muy particular al negocio. A continuación te mostramos una forma amplia y general :

1. Por su enfoque:
   Preventivas
   Correctivas
   Predictivas
2. Por su percepción:
   Manifiestas
   Ocultas
3. Por su oportunidad:
   En cuanto al tiempo
   Por su relevancia
   Por proceso de Cambio
4. Por su magnitud: 
   De alto impacto a la función, proceso o negocio
   Tolerables
   Bajo impacto

Necesidades por su enfoque

Necesidad de Capacitación preventiva: Es el entrenamiento destinado a preparar a las personas para que enfrenten situaciones futuras de cambio tecnológico, de procesos, operativo, administrativo, comportamentales, actitudinales, de regulación normativa o de cultura. Aspira a solucionar en forma anticipada las disparidades en las competencias requeridas por el nuevo escenario. Esto es esencial en la gestión del cambio previsible o anticipado.

Necesidad de Capacitación correctiva: Tiene como objetivo la solución de problemas manifiestos o la corrección de desviaciones en los estándares de rendimiento esperados (por ejemplo en el caso de quejas, rechazos, retrabajo, etc.) Es la más frecuente de analizar en las DNC.

Necesidad de Capacitación predictiva: Se utiliza a fin de mantener los estándares de rendimiento sin que exista desviación en cuanto a los niveles de efectividad esperados. Esto es natural cuando sabemos de las etapas de maduración de los Equipos de Trabajo en sus etapas de conformación, cuando existen condiciones laborales que predisponen aspectos de burnout, «seguras de taller», estrés, riesgos a la integridad física o emocional, resultado del propio ciclo productivo, etc.

Necesidades Formativas por su percepción

Necesidades manifiestas: son aquellas que se observan a simple vista, no requieren de un análisis mayor dado que sus efectos y causas se establecen en forma inmediata. Un nuevo colaborador en la organización, en un nuevo puesto o en un nuevo nivel de contribución son los ejemplos más habituales ya que el o la trabajadora quiere (actitud), puede (capacidad) pero no sabe las funciones, responsabilidades, tareas, rutinas de la nueva posición, etc.

Necesidades ocultas: Algunas problemáticas forman parte de la cultura misma de la organización y tienen su origen en la falta de capacitación, sobre todo del personal que lleva mucho tiempo en un mismo trabajo. Al igual que las de tipo correctiva, este tipo de necesidades de capacitación y desarrollo, son frecuentes en su análisis en una DNC tradicional.

Necesidades por su oportunidad

Necesidad de capacitación en cuanto al tiempo: tienen que ver con las necesidades del usuario de la capacitación y se basan en la planeación operativa o de desarrollo. Es habitual emplear este tipo de Necesidades en programas de Escalafón sindical, Planes de Carrera, Agendas de Desarrollo, Programas de Altos Potenciales, Tablas de Reemplazo, etc.

Necesidad de capacitación por su relevancia : se trata de distinguir entre lo urgente y lo importante y para ello se toma como base el plan estratégico de la empresa buscando dar formación en aquellas líneas que la Alta Dirección considera como críticas. Habitualmente estas Necesidades se incorporan de forma directa en la Estrategia y en el Plan de Capacitación.

Necesidad de capacitación por proceso de cambio : Ante un cambio previsto y que afecte procesos, funciones, estructura, etc. es necesario considerar el proceso de Change o Cambio a través de diferentes mecanismos como los es la comunicación y claramente la capacitación. Incidir de forma positiva y anticipada en un proceso de cambio, significará que la vivencia de esas etapas sea lo menos «dolorosa» y con la menor afectación al desempeño y productividad posible.

Necesidades de Capacitación por su magnitud

Necesidades de Capacitación graves: Nos referimos aquí a la determinación de causas actuales o potenciales que representan un riesgo a la integridad física de los trabajadores en una empresa o un área, y/o a la continuidad de la operación misma. Condiciones inseguras, exposición a riesgos, detonadores de posibles conflictos laborales, paros de producción, situaciones fortuitas graves (como lo fue el COVID19 para muchas organizaciones), etc.

Necesidades tolerables: Son aquellas que no afectan en forma considerable la productividad y, en consecuencia, no requieren acciones inmediatas. Aqui suelen ser las de más controversia porque el nivel de tolerancia depende de la persona y/o el enfoque. La sugerencia ante este tipo de necesidades es que exista el consenso o consentimiento informado de los responsables del negocio. Lo que puede ser «tolerable» puede ser un riesgo o un impacto mayor desde otro punto de vista dentro del sistema organizacional.

Necesidades de Bajo impacto: Existen necesidades formativas que pueden priorizarse en un tercer nivel de urgencia pero no de importancia, es decir, no porque una menor cantidad de personas requieran un reforzamiento en una habilidad determinada, significa que no sea importante para las personas, sus equipos de trabajo y para con sus jefes inmediatos. Otras enfoque de estas necesidades tiene que ver con la necesidad de implementar un programa aunque este no tenga un gran impacto en la organización, se consideran necesidades de «mantenimiento». Lo importante es nunca subestimar ninguna necesidad por su magnitud ya que en circunstancias diferentes puede ser el impacto también muy distinto.

9 pasos para un DNC

El proceso de diagnóstico de necesidades de capacitación consta de varios pasos fundamentales para identificar y abordar las brechas de competencias en una organización. Estos son los pasos principales que debes seguir:

1. Objetivos de la Empresa. Los objetivos y metas de la organización así como la Estrategia de Gestión de Talento nos debe dar respuestas a. ¿Qué problemas se requieren resolver? ¿Qué es lo que se quiere lograr? ¿Cuáles son las tácticas de la estreñía organizacional? ¿Qué competencia, habilidad o requerimiento implica para las personas la estreñía del negocio? La respuesta a estas preguntas sentará las bases para el diseño del Plan y Programas de capacitación efectivos.
2. Utilizar técnicas de recolección de información: Para obtener una visión completa de las necesidades de capacitación, es importante utilizar diferentes técnicas de recolección de información. Esto incluye encuestas, entrevistas individuales y grupales, observación en el trabajo, etc.
3. Examinar Información Relevante: Parte de la DNC es considerar el dominio de las competencias que ya cuentan los trabajadores, pero también los resultados de evaluaciones de desempeño, calima laboral, auditorias y demás información relativa a las actitudes, comportamientos y habilidades de las personas.
4. Identificar las áreas de mejora: Una vez que hayas recopilado esta información, podrás identificar las áreas en las que tus empleados necesitan mejorar. Esto te permitirá determinar las habilidades específicas que requieren capacitación adicional.
5. Establecer prioridades. No toda la oferta formativa y de aprendizaje se crean de la misma manera. Algunas tienen un impacto inmediato en la empresa, área o personas, mientras que otras son menos urgentes. Al enfocarse en las necesidades más críticas o de mayor impacto, te aseguras que los programas y demás iniciativas de Capacitación y Desarrollo, generen un valor y mejora inmediata en el desempeño y la productividad.
6. Definir los objetivos de capacitación: Establece los objetivos que deseas lograr a través de la capacitación. Estos deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la organización y las necesidades identificadas en el paso anterior

Al seguir este proceso de diagnóstico de necesidades de capacitación, podrás obtener una visión clara de las habilidades que requieren desarrollo en tu organización y diseñar programas de capacitación efectivos para cerrar las brechas identificadas.

Herramientas para realizar un Diagnóstico de Necesidades de Capacitación

• Evaluación de Desempeño: Revisión del rendimiento individual de los empleados en relación con los objetivos y estándares de la empresa para identificar áreas de mejora y necesidades de desarrollo específicas.
• Encuestas y Cuestionarios: Herramientas que recopilan información de los empleados sobre sus habilidades, conocimientos y áreas en las que desean recibir capacitación adicional.
• Entrevistas Individuales: Conversaciones uno a uno con los empleados para comprender sus habilidades, experiencias y percepciones sobre las necesidades de capacitación y desarrollo.
• Grupos de Enfoque: Reuniones con grupos de empleados para discutir temas específicos relacionados con el desarrollo profesional y las necesidades de capacitación dentro de la organización.
• Análisis de Tareas y Funciones: Evaluación de las responsabilidades y actividades laborales para identificar las habilidades y conocimientos necesarios para desempeñar eficazmente cada función.
• Revisiones de Competencias: Evaluación de las competencias requeridas para los roles laborales específicos y comparación con las competencias actuales de los empleados para determinar las brechas de habilidades.
• Datos de Rotación y Retención de Personal: Análisis de la rotación de empleados y la retención de talento para identificar áreas donde la capacitación y el desarrollo pueden ayudar a mejorar la satisfacción y la retención del personal.
• Análisis de Tendencias del Mercado Laboral: Investigación sobre las tendencias y demandas actuales del mercado laboral para identificar habilidades y conocimientos relevantes que podrían requerir capacitación adicional dentro de la organización.
• Revisión de Informes y Documentación Interna: Examinar informes internos, documentos de políticas y procedimientos, y retroalimentación de clientes o partes interesadas para identificar áreas de mejora y necesidades de capacitación.
• Evaluación de Riesgos Laborales: Identificación de riesgos laborales y de seguridad para determinar las habilidades y conocimientos necesarios para mantener un entorno de trabajo seguro y cumplir con las regulaciones.
• Requerimientos de Normatividad y Regulación Cada empresa està sujeta al cumplimiento normativo o regulatorio por parte de diferentes entidades u organismos tanto públicos como privados.  En este sentido, tener claridad sobre las regulaciones y sus especificaciones proporcionan al responsable de realizar una DNC, una fuente confiable y predictiva sobre los elementos de reforzamiento o desarrollo en materia de capacitación y adiestramiento de los trabajadores que por sus funciones, están vinculados o bien, son objeto de evaluación en el cumplimiento de dichas regulaciones.
• Retroalimentación de los clientes. Si la empresa o algunos puestos de trabajo incluye la interacción con el cliente o consumidor,  los comentarios de éste pueden revelar debilidades o procesos que requieren un examen más detenido. Realizar encuestas de satisfacción e incentivar a los clientes dejando comentarios son técnicas muy efectivas para recabar sus opiniones sin perder mucho tiempo. Este feedback aportará información sobre proceso de atención, la efiencia, las habilidades de servicio o las actitudes de aquellos colaboradores requieran refuerzo o desarrollo.
• Benchmarking (comparación). Comparar el rendimiento y los niveles de habilidades de su empresa con los puntos de referencia y las mejores prácticas  de sus pares proporciona datos muy útiles a la hora de crear planes de formación. Para lograr los mejores resultados, es importante establecer criterios claros, como KPI´s y fuentes confiables al realizar estas mediciones. 
• Clima Laboral. Los resultados de medición de cllima laboral sin importar su estructura o dimensiones que se evalúen, es una fuente muy importante de información para determinar Necesidades de Capacitación, Liderazgo, gestión del tiempo, manejo del estrés, etc

Estas son solo algunas de las fuentes y herramientas que pueden utilizarse para realizar un diagnóstico de necesidades de capacitación. La combinación de varias de estas fuentes y herramientas puede proporcionar una imagen más completa y precisa de las necesidades de desarrollo en una organización.

Mejores prácticas para un Diagnóstico de Necesidades de Capacitación efectivo

Realizar un diagnóstico de necesidades de capacitación efectivo implica seguir algunas mejores prácticas que te ayudarán a obtener resultados sólidos y alinear la capacitación con los objetivos estratégicos de tu organización. Aquí te presentamos algunas recomendaciones clave:

Involucrar a los colaboradores y sus jefes inmediatos

La participación activa de los trabajadores y sus líderes en el proceso de diagnóstico de necesidades de capacitación es fundamental. Ellos conocen de primera mano las habilidades y conocimientos necesarios para ejecutar las actividades de manera efectiva y eficiente. A través de encuestas, entrevistas o grupos de discusión, puedes recopilar información valiosa que te ayudará a identificar las áreas de mejora y las necesidades específicas de cada colaborador.

Establecer prioridades

Para optimizar los recursos disponibles, es importante establecer prioridades en el DNC. Enfócate en las áreas que tienen el mayor impacto en el desempeño general y en el logro de los objetivos estratégicos de tu organización. De esta manera, podrás centrar tus esfuerzos y recursos en aquellas competencias que realmente marcan la diferencia.

Considerar las tendencias y cambios del entorno

El entorno empresarial y de la industria está en constante evolución. Es fundamental tener en cuenta las tendencias y cambios relevantes ya que esto te permitirá asegurarte de que los programas formativos sean relevantes y estén alineados con las demandas del mercado actual.

Necesidades colectivas vs individuales

Con recursos limitados es posible que como profesional de la Capacitación y Desarrollo, te veas en la encrucijada de atender las necesidades varias personas o bien las particulares. Ciertamente si aplicamos la regla de Pareto, donde atender el 20% de las causas de las oportunidades en desempeño, clima, etc., podremos afrontar de forma más efectiva y eficiente las necesidades.

En una primera fase puede ser una táctica muy atractiva y en un segunda etapa, bien podrían atenderse en equilibrio algunas necesidades colectivas y otras individuales. Esto claro, puede generar algo de controversia, pero es la estrategia de desarrollo de talento en las organizaciones la que va a definir este aspecto.

Evaluar constantemente

Una DNC efectiva no es un proceso estático, sino un proceso continuo. Es importante evaluar constantemente el impacto de los programas de capacitación, recopilando feedback de los empleados y realizando evaluaciones periódicas. Esto te permitirá ajustar y mejorar los programas existentes, asegurándote de que sigan siendo efectivos y satisfagan las necesidades cambiantes de tu organización.

Ejemplo de Diagnóstico de necesidades de capacitación

Cada área, sucursal o unidad de negocio debe estudiar las necesidades específicas de sus colaboradores, basándose en los perfiles ocupacionales y la naturaleza de las actividades que se realizan en cada área.

Es importante diseñar una DNC que abarque el problema de estudio, el objeto de estudio, los objetivos, el modelo de investigación, las dimensiones de estudio y las técnicas de recolección de información. Este enfoque permite generar información válida y personalizada para el desarrollo de planes de capacitación adaptados a las necesidades identificadas a nivel local.

A continuación, se muestra un ejemplo simple de cómo se podría diseñar un diagnóstico de necesidades de capacitación a nivel local:

Al realizar el diagnóstico de necesidades de capacitación, se obtendrá información valiosa que permitirá desarrollar programas de capacitación adaptados a las necesidades identificadas. Esto asegurará que el personal cuente con las habilidades y competencias requeridas para cumplir con los objetivos estratégicos de la organización.

Conclusión

El diagnóstico de necesidades de capacitación es una herramienta valiosa que te permite mejorar el rendimiento de tu equipo. A través de este proceso, puedes identificar las brechas existentes entre las competencias actuales de tus empleados y las habilidades necesarias para alcanzar los objetivos estratégicos de tu organización.

Para realizar un diagnóstico de necesidades de capacitación efectivo, es importante seguir mejores prácticas. Involucrar a colaboradores, líderes y Gerencia en el proceso te brindará una visión más precisa de lo que necesitan aprender para desempeñar mejor sus responsabilidades, además de obtener aliados en pro de una implementación exitosa respecto al involucramiento de todos. Adicional, establecer prioridades te ayudará a focalizar las áreas de mayor importancia y retorno de inversión, evitando la inversión en programas de capacitación innecesarios o que no generen valor a corto y mediano plazo.

Recuerda que el diagnóstico de necesidades de capacitación es un proceso continuo. Debes evaluar constantemente las necesidades de las personas y ajustar tus programas de capacitación según sea necesario. Además, a nivel local, puedes personalizar los planes de capacitación según las necesidades específicas de cada unidad, sucursal o área, maximizando así su efectividad.

Referencias Bibliográficas

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