On boarding para nuevos colaboradores en la empresa

Imagínate iniciar en un trabajo y sentir que has encontrado tu lugar en el mundo, eso es lo que buscamos con el programa de onboarding para nuevos colaboradores en la empresa. Este proceso no es un mero trámite; es la puerta de acceso a una inducción laboral que marcará la diferencia en el desarrollo profesional. Y aunque pueda parecer increíble, solo una mínima fracción de los trabajadores puede afirmar que ha vivido un proceso de integración laboral verdaderamente efectivo. En las próximas líneas, descubrirás cómo un excelente programa de onboarding puede cambiar la perspectiva y potenciar el aporte a la organización desde el primer día.

Principales Aportaciones

• La importancia del tiempo en el proceso de onboarding: debe extenderse mínimo tres meses.
• La relación directa entre una buena inducción laboral y la productividad del colaborador.
• Las consecuencias de un onboarding deficiente, reflejadas en la pérdida económica para la empresa, mala experiencia de la gente y afectación a la marca empleadora de la organización..
• Cómo el onboarding incide en la percepción y experiencia sobre su rol en la compañía.
• Las tácticas para crear un ambiente acogedor y propicio para una rápida adaptación al nuevo puesto.

Importancia del onboarding

Tener un programa de Onboarding efectivo es fundamental por varias razones:

1. Integración Exitosa: Facilita la integración exitosa de los nuevos empleados en la empresa, ayudándoles a sentirse bienvenidos, valorados y parte del equipo desde el primer día. Esto contribuye a reducir la ansiedad y el estrés asociados con el cambio de trabajo y fomenta un sentido de pertenencia y compromiso desde el principio.
2. Aceleración de la Productividad: Un componente esencial que he identificado es la correlación directa entre un programa de bienvenida estructurado y la productividad laboral. Colaboradores que comprenden claramente sus objetivos y funciones desde el principio, se integran más rápidamente y son capaces de rendir a un nivel óptimo, evidenciando la importancia del onboarding en la creación de valor para la empresa y en la maximización de sus recursos humanos. Su curva de adaptación se muestra más corta y proporciona a los nuevos integrantes los conocimientos, habilidades y recursos necesarios para comenzar a realizar su trabajo de manera efectiva lo antes posible tanto en su contribución individual como siendo parte de un equipo de trabajo.
3. Retención de Talento: Ofrecer una experiencia de integración positiva y significativa puede influir en la retención de talentos a largo plazo. Los nuevos empleados que se sienten bienvenidos, apoyados y preparados para tener éxito en su nuevo rol tienen más probabilidades de permanecer en la empresa y contribuir al crecimiento y éxito organizacional.
4. Cultura Organizacional: El Onboarding proporciona una oportunidad para presentar la cultura organizacional, los valores, la misión y la visión de la empresa a los nuevos empleados. Esto les ayuda a comprender la forma en que opera la empresa y cómo se espera que contribuyan a su éxito, fomentando la alineación y el compromiso con los objetivos y valores de la organización.
5. Desarrollo Profesional: Un buen programa de Onboarding no solo se enfoca en la introducción a la empresa, sino que también proporciona oportunidades para el desarrollo profesional y el crecimiento personal de los nuevos empleados. Esto puede incluir capacitación en habilidades específicas, asignación de proyectos desafiantes y acceso a recursos de aprendizaje y desarrollo.
6. Satisfacción del Colaborador: El on-boarding o programa de inducción, como proceso integral, va más allá de un simple recibimiento. Está directamente relacionado con la satisfacción laboral a corto y largo plazo. Los trabajadores que experimentan una acogida cálida y completa sienten que su presencia es valorada y tienen una imagen más positiva de la empresa, lo que traerá como consecuencia un mayor compromiso y una mayor probabilidad de permanencia en la organización.

En resumen, tener un programa de Onboarding bien diseñado y estructurado es crucial para asegurar una transición suave y exitosa de los nuevos trabajadores a la empresa. No solo beneficia a los colaboradores al proporcionarles las herramientas y el apoyo necesarios para tener éxito en su nuevo rol, sino que también contribuye al éxito organizacional al aumentar la productividad, la retención de talento, la experiencia de la persona, su compromiso con la cultura y los objetivos de la empresa, así como en el valor de la organización como marca empleadora.

Definición y objetivos del proceso de onboarding

En la actualidad, el proceso de onboarding se ha convertido en un elemento estratégico para el éxito organizacional. Este proceso no solo se trata de una simple bienvenida, sino de un complejo sistema que asegura una transición eficiente y efectiva para el nuevo integrante.

De manera general el Objetivo de un Programa de Inducción a nuevos colaboradores es «Facilitar la integración exitosa de los nuevos empleados en la empresa, proporcionándoles los conocimientos, habilidades y recursos necesarios para comprender la cultura organizacional, los procesos internos y sus roles y responsabilidades, con el fin de acelerar su productividad y contribución efectiva al equipo y a la organización»

Es decir, todo programa de bienvenida debería de tener al menos las siguientes metas o componentes:

• Facilitar la integración social y cultural del nuevo colaborador en la organización
• Proporcionar información clara y detallada sobre la empresa, su cultura, políticas y procedimientos
• Acelerar la productividad del nuevo colaborador y su contribución al equipo y la organización
• Reducir la incertidumbre del nuevo colaborador sobre su rol y expectativas laborales
• Fomentar el compromiso del nuevo colaborador con la empresa y su cultura organizacional
• Promover el desarrollo profesional y la trayectoria de carrera del nuevo colaborador

Un proceso de onboarding exitoso es la inversión inicial para la consolidación de la carrera del colaborador o colaboradora en la organización y la alineación de sus objetivos/expectativas personales con los corporativos.

¿Cómo diseñar un programa de On Boarding?

Aquí te presento una guía paso a paso para diseñar un programa de Onboarding efectivo

1. Planificación y Diseño:
   • Define los objetivos del programa de Onboarding: Establece claramente los objetivos que deseas lograr con el programa, como la integración rápida del nuevo empleado, la familiarización con la cultura organizacional y los procesos internos, y la aceleración de la productividad.
   • Identifica las necesidades y expectativas de los nuevos trabajadores: Realiza encuestas o entrevistas con nuevos ingresos y líderes de equipo para comprender sus necesidades, expectativas y desafíos al integrarse en la empresa.
   • Diseña un plan estructurado: Desarrolla un plan detallado que incluya todas las actividades y recursos necesarios para el proceso de Onboarding, desde la presentación de la empresa hasta la asignación de tareas específicas.
2. Preparación Previa al Ingreso:
   • Comunica las expectativas: Proporciona a los nuevos empleados información clara sobre qué esperar en su primer día, incluyendo la agenda, documentos que necesitan completar y cualquier preparación previa requerida.
   • Prepara el espacio de trabajo: Asegúrate de que el espacio de trabajo del nuevo empleado esté listo para su llegada, incluyendo equipo, suministros y acceso a sistemas y herramientas necesarias.
3. Primer Día de Trabajo:
   • Bienvenida personalizada: Da la bienvenida al nuevo integrante de manera cálida y personalizada, presentándolo al equipo y proporcionando una visión general de la empresa, su misión, visión, valores y cultura.
   • Entrega de recursos y herramientas: Proporciona al nuevo colaborador todos los recursos y herramientas necesarios para realizar su trabajo de manera efectiva, como computadora, correo electrónico, credenciales de acceso, manuales y políticas de la empresa.
   • Orientación sobre políticas y procedimientos: Ofrece una sesión de orientación detallada sobre las políticas y procedimientos de la empresa, incluyendo beneficios, seguridad, normas de conducta y recursos humanos.
4. Semana de Onboarding:
   • Formación y capacitación: Proporciona formación y capacitación específicas para el puesto de trabajo, incluyendo información sobre productos, servicios, clientes, procesos y sistemas internos.
   • Asignación de mentor: Asigna a un mentor o buddy al nuevo empleado para brindar apoyo, orientación y retroalimentación durante sus primeras semanas en la empresa.
   • Presentaciones individuales: Programa reuniones individuales con líderes de equipo y compañeros de trabajo clave para que el nuevo empleado pueda conocer a las personas con las que trabajará y comprender sus roles y responsabilidades.
5. Seguimiento y Evaluación:
   • Retroalimentación regular: Programa reuniones regulares de seguimiento con el nuevo empleado para revisar su progreso, abordar cualquier inquietud o pregunta y proporcionar retroalimentación constructiva.
   • Evaluación del programa: Solicita retroalimentación del nuevo empleado sobre su experiencia con el programa de Onboarding para identificar áreas de mejora y realizar ajustes según sea necesario.

Recuerda que el proceso de Onboarding no termina después de las primeras semanas del nuevo empleado, sino que es un proceso continuo que se extiende durante los primeros meses para garantizar una integración exitosa y duradera.

Planificación del programa de onboarding

La planificación de un programa de bienvenida y onboarding es la columna vertebral de la estrategia para integrar de manera efectiva a los nuevos colaboradores. He aquí algunos de los puntos clave que siempre se deben considerar :

• Definir claramente los objetivos que el programa de onboarding debe cumplir.
• Diseñar una agenda detallada para los primeros días y semanas del nuevo colaborador en la empresa.
• Desarrollar materiales de formación actualizados y pertinentes a sus roles específicos.
• Definir si existirá o no un guía, mentor o embajador (compañera o compañero) para las primeras semanas
• Implementar un sistema eficaz para la recolección de retroalimentación y medición de resultados.

Elaborar la estructura detallada o agenda del programa, facilitará el diseño de los materiales, contenidos, agenda de terceros que s involucran en el programa, etc. Aquí un ejemplo general de la semana 1 de un programa de inducción:

Este programa podría suceder en las mañanas mientras que por las tardes, puede integrarse a su equipo de trabajo y jefe inmediato para que vaya sociabilizando con compañeros, retomando actividades simples, teniendo conversación sobre expectativas, formas de trabajar, etc,

Cada organización tiene sus propias necesidades y cultura por lo que la primera semana del programa de bienvenida debe dar al nuevo colaborador sus elementos básicos de integración y conocimiento. Una forma de definir tu programa a nivel de estructura es responder a simples preguntas: ¿Quién es la Empresa?, ¿A que se dedica?, ¿Como se hace eso en la empresa?, ¿Qué áreas intervienen?, ¿Quiénes son las personas clave que debo conocer?, ¿Cuál es el objetivo del puesto que va a cubrir y las principales responsabilidades?, ¿Qué aspectos de cultura interna debe aprender primero?, etc.

Programa a de onboarding como parte de la Experiencia del Empleado

El programa de Onboarding tiene un impacto significativo en la experiencia del empleado dentro de la organización de varias maneras:

1. Primeras Impresiones Duraderas: El Onboarding proporciona la primera impresión que los nuevos colaboradores tienen de la empresa. Un programa bien estructurado y acogedor puede establecer una base sólida para una experiencia positiva desde el principio, lo que influye en cómo las y los trabajadores perciben y se relacionan con la organización a largo plazo.
2. Sentimiento de Bienvenida y Pertinencia: Un programa de Onboarding efectivo hace que los nuevos integrantes se sientan bienvenidos y valorados desde el primer día. Esto contribuye a un sentimiento de pertenencia a la organización y aumenta la confianza y comodidad al integrarse en el equipo y la cultura empresarial.
3. Reducción de la Ansiedad y el Estrés: Un nuevo trabajo puede ser una experiencia abrumadora para los nuevos colaboradores, especialmente porque es un cambio importante en su vida laboral y familiar. Un programa estructurado y de apoyo ayuda a reducir la ansiedad y el estrés al proporcionar orientación, información y recursos necesarios para una transición suave y exitosa. Cuidar los detalles de puntualidad, dar certidumbre anticipadamente, ser empáticos y cuidar el bienestar emocional marcará de forma definitiva su vínculo afectivo con las personas y con la organización misma.
4. Comprensión de la Cultura Organizacional: El programa de bienvenida ofrece una oportunidad para que los nuevos colaboradores comprendan la cultura organizacional, los valores, la misión y la visión de la empresa. Esto les ayuda a adaptarse al ambiente de trabajo, comprender las expectativas, normas y comportamientos en la organización, y alinearse con los objetivos y valores empresariales.
5. Aceleración del Aprendizaje y la Productividad: Un programa de Inducción efectivo proporciona los conocimientos, habilidades y recursos necesarios para comenzar a realizar su trabajo de manera efectiva lo antes posible. Esto acelera su aprendizaje y contribución al equipo y la organización, lo que a su vez aumenta la satisfacción laboral y la sensación de logro.
6. Fomento de Relaciones Interpersonales: El Onboarding brinda oportunidades para que los nuevos trabajadores conozcan a sus colegas, supervisores y líderes de equipo. Esto facilita la creación de relaciones interpersonales positivas y colaborativas, que son fundamentales para un ambiente de trabajo saludable, colaborativo y productivo.

En resumen, el programa de Onboarding influye en la experiencia del trabajador o trabajadora dentro de la organización al establecer las bases para una integración exitosa, proporcionar apoyo y recursos necesarios para la transición, y fomentar un sentido de pertenencia, confianza y satisfacción en el trabajo. Un Onboarding efectivo contribuye a una experiencia positiva y duradera, lo que a su vez beneficia a la organización en términos de retención de talento, compromiso y rendimiento.

La verdadera medida de nuestra capacitación radica en la capacidad del colaborador para integrarse sin fisuras en la cultura y dinámica de trabajo desde el día uno.

Adaptación del nuevo Colaborador a la empresa

La adaptación del nuevo trabajador o trabajadora a la empresa es un proceso que consta de varias etapas, y la duración puede variar según diversos factores, como la complejidad del puesto, la cultura organizacional, la experiencia previa del nuevo ingreso y la efectividad del programa de Onboarding. Aquí están las etapas típicas de adaptación:

1. Pre-Empleo:
   • Esta etapa comienza antes de que el colaborador sea contratado oficialmente. Incluye el proceso de reclutamiento y selección, así como la comunicación inicial con la empresa y la preparación para el nuevo rol. Incluye la experiencia de llamadas, proceso y seguimiento en la selección, entrevistas, evaluaciones, etc.
2. Primeros Días en el Trabajo:
   • Esta etapa abarca los primeros días en la empresa, desde su primer día oficial hasta la primera semana aproximadamente. Durante este tiempo, el nuevo colaborador o colaboradora se familiariza con su entorno laboral, conoce a sus colegas y jefe inmediato, y recibe información básica sobre la empresa, sus políticas y procedimientos.
3. Primeros Meses:
   • Esta etapa puede durar varias semanas y abarca el período en el que el nuevo integrante comienza a asumir sus responsabilidades laborales de manera más completa. Durante este tiempo, se integra gradualmente en el equipo, aprende los procesos y sistemas de la empresa, y comienza a contribuir de manera significativa a su trabajo. Cada persona tiene su curva de adaptación y velocidad, pero de manera general 90 días es el tiempo para que se muestren primeros resultados o evidencias de inmersión al rol y funciones, y al día 180 ya es posible encontrar evidencias sobre una adopción al 90% de las funciones.
4. Adaptación Continua:
   • Aunque el proceso de adaptación inicial puede durar varios meses, la adaptación del colaborador a la empresa es un proceso continuo que puede extenderse durante todo su tiempo en la organización. Esto implica seguir aprendiendo y desarrollándose en el trabajo, adaptándose a los cambios en la empresa y en el entorno laboral, y creciendo profesionalmente a lo largo del tiempo.

La duración exacta de cada etapa puede variar según la situación individual del trabajador y las características específicas de la empresa. Algunas personas pueden adaptarse más rápidamente que otros, dependiendo de factores como su experiencia previa, habilidades y personalidad. Además, la efectividad del programa de Onboarding puede influir en la rapidez y la suavidad del proceso de adaptación. En general, se espera que el nuevo colaborador o colaboradora alcance un nivel de adaptación satisfactorio y productivo dentro de los primeros seis meses a un año en el trabajo.

¿Cómo evaluar un programa de Inducción?

Evaluar el programa de Onboarding es crucial para identificar áreas de mejora y asegurarse de que esté cumpliendo con sus objetivos. Aquí hay algunas formas de evaluar el programa, junto con algunos indicadores clave de rendimiento (KPIs):

1. Encuestas de Satisfacción:
   • Encuestas de satisfacción post-Onboarding: Pregunta a los participantes sobre su experiencia durante el proceso de Onboarding, incluyendo la calidad de la información proporcionada, la efectividad de las actividades y la percepción general de la experiencia.
   • Indicador: Porcentaje de trabajadores que califican el programa de Onboarding como excelente o satisfactorio.
2. Retención de Talento:
   • Tasa de retención de colaboradores: Analiza cuántos trabajadores permanecen en la empresa después de completar el programa de Onboarding en comparación con aquellos que no lo completan. Este indicador es parte de la efectividad de la Atracción, Selección y Contratación por lo que debes trabajar de forma colaborativa con quienes se involucran en estos subprocesos de la gestión del talento.
   • Indicador: Tasa de retención de trabajadores que han pasado por el programa de Onboarding en los primeros seis meses.
3. Tiempo de Productividad:
   • Tiempo para alcanzar la plena productividad: Mide cuánto tiempo tarda un trabajador en alcanzar la plena productividad en su nuevo rol después de completar el programa de Onboarding.
   • Indicador: Número de días o semanas que tarda un trabajador promedio en alcanzar la plena productividad. Productividad puede ser tener su primera venta, primera cobranza, primeros indicadores de producción, sin errores, etc.
4. Participación o Cobertura del Programa:
   • Tasa de participación en las actividades de Onboarding: Mide la participación de los nuevos trabajadores en las diferentes actividades y sesiones programadas durante el Onboarding.
   • Indicador: Porcentaje de nuevos colaboradores que participan en todas las actividades programadas del Onboarding.
5. Feedback del Jefe Inmediato o Mentor:
   • Evaluaciones del desempeño del supervisor o mentor: Obtén retroalimentación de los jefes inmediatos o mentores de los nuevos colaboradores sobre su preparación y competencia después de completar el Onboarding.
   • Indicador: Calificación promedio de las habilidades y competencias del nuevo colaborador o colaboradora según el supervisor o mentor.
6. Desempeño:
   • Evaluación del desempeño: Realiza una evaluación formal del desempeño de los nuevos trabajadores después de un período determinado para medir su rendimiento en el trabajo.
   • Indicador: Calificación promedio de desempeño en los primeros seis meses después del Onboarding.

Al utilizar estas métricas e indicadores, puedes evaluar la efectividad del programa de Onboarding y realizar ajustes necesarios para mejorar la experiencia de integración de los nuevos colaboradores y su éxito en la empresa.

Mejores prácticas para un onboarding exitoso

Recordemos que la integración efectiva de un colaborador puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en su adaptación al nuevo entorno laboral.

Primero, es crucial reconocer que cada persona tiene su propio conjunto de necesidades. Por ello, personalizar el onboarding resulta en una mayor satisfacción y compromiso. Esto no significa que cada individuo necesite un plan completamente distinto, sino que debemos estar dispuestos a hacer ajustes y ofrecer opciones cuando sea necesario.

1. Planificación estratégica y adaptabilidad.
2. Equilibrio entre capacitación teórica y experiencia práctica.
3. Comunicación constante y retroalimentación.
4. Cuidar los detalles en especial si es posible personalizar algunos elementos.

Con estos puntos en mente, también subrayo la importancia de un seguimiento constante. No basta con dar vuelta a la página una vez que el trabajador parece estar integrado; un onboarding verdaderamente efectivo exige un monitoreo continuo para detectar oportunidades de mejora y proporcionar apoyo cuando se identifica alguna necesidad.

Además, enfatizar la cultura y los valores de la empresa desde el principio ayuda a sentirse parte del equipo más rápidamente. Esta práctica refuerza la identificación con la empresa y aumenta la probabilidad de retener a largo plazo a estos talentos.

No olvidemos que la tecnología puede ser nuestra aliada en este proceso. Herramientas como plataformas LMS o aplicaciones de gestión de recursos humanos pueden simplificar el onboarding, haciéndolo más interactivo y menos abrumador para los recién llegados.

Finalmente, siempre debemos estar abiertos a aprender y modificar nuestros métodos en función de los resultados y las respuestas que recibimos. La adaptabilidad en nuestras estrategias de onboarding puede ser tan crucial como en cualquier otra área de nuestra vida profesional y empresarial.

Uso de tecnología para un onboarding efectivo

La automatización y la digitalización de procesos no solo han hecho el onboarding más eficiente y medible, sino que también han contribuido a una experiencia mucho más enriquecedora para los recién llegados. La utilización de herramientas digitales reduce significativamente la carga administrativa, permitiendo que el personal de RRHH o responsable de Capacitación y Desarrollo, se concentre en la calidad de la interacción humana y el acompañamiento personalizado.

Plataformas LMS y su impacto en la capacitación

Las plataformas LMS (Learning Management System) se han convertido en un pilar crucial en el proceso de formación. Estos sistemas gestionan, distribuyen y monitorean la capacitación online, brindando un acceso flexible y personalizado a los recursos de aprendizaje. Implementando plataformas LMS en las estrategias de onboarding muestra que los trabajadores pueden progresar a su propio ritmo, reforzando la asimilación de conocimientos, competencias clave para su desempeño laboral y fomentando el Autodesarrollo como parte de la cultura organizacional.

Herramientas digitales para la gestión de la documentación necesaria

La gestión documental digital, por su parte, simplifica el manejo de los documentos esenciales durante el onboarding. Desde contratos hasta manuales de políticas internas, todo se puede almacenar y compartir de forma segura a través de plataformas digitales. Esta práctica no solo ahorra tiempo y reduce errores, sino que también refuerza la sostenibilidad al disminuir el uso de papel. Sin duda, estas herramientas constituyen una ventaja competitiva que enriquecen el onboarding y lo alinean con las necesidades actuales de la empresa y los colaboradores.

Elaborar una Tarjeta de Inducción digital, donde el nuevo colaborador vaya recabando evidencias de su ruta o itinerario de aprendizaje (recorrido del programa de on boarding), servirá como experiencia interactiva, documentación del programa formativo y asignarle su primer objetivo en la empresa: ser corresponsable de su inducción.

Referencias Bibliográficas

• Allen, N. J., & Meyer, J. P. (1990). The measurement and antecedents of affective, continuance and normative commitment to the organization. Journal of Occupational Psychology, 63(1), 1–18. https://doi.org/10.1111/j.2044-8325.1990.tb00506.x
• Bauer, T. N., & Erdogan, B. (2011). Organizational socialization: The effective onboarding of new employees. In S. Zedeck (Ed.), APA handbook of industrial and organizational psychology, Vol. 3: Maintaining, expanding, and contracting the organization (pp. 51-64). American Psychological Association. https://doi.org/10.1037/12170-002
• Korte, R., Bruning, E., & O’Callaghan, J. (2018). The impact of mentoring on career success outcomes. Journal of Vocational Behavior, 105, 174–184. https://doi.org/10.1016/j.jvb.2018.02.006
• Saks, A. M., Uggerslev, K. L., & Fassina, N. E. (2007). Socialization tactics and newcomer adjustment: A meta-analytic review and test of a model. Journal of Vocational Behavior, 70(3), 413–446. https://doi.org/10.1016/j.jvb.2006.10.004
• Wanberg, C. R., & Kammeyer-Mueller, J. D. (2000). Predictors and outcomes of proactivity in the socialization process. Journal of Applied Psychology, 85(3), 373–385. https://doi.org/10.1037/0021-9010.85.3.373